Архівний сектор, виконуючи завдання Плану розвитку архівної справи на 2013 рік, досягнув позитивних результатів з основних напрямків своєї діяльності.

1. Основні організаційні заходи архівних установ

На виконання постанови Кабінету Міністрів України від 30.11.2011 №1242 «Про затвердження Типової інструкції з діловодства у центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади»  Васильківська  районна державна адміністрація, Васильківська районна рада, та  сільські та селищні ради склали та затвердили 36 номенклатур справ, положень про експертні комісії – 56, положень про архівні підрозділи -54, інструкцій з діловодства - 52.

В 2013 році взято участь у нараді Васильківської районної державної адміністрації, на якій ознайомили голів сільських та селищних рад з Переліком типових документів, що створюються під час діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів.

В 2013 році архівний сектор підключено до мережі Інтернет.  Розпочав роботу веб-сайт архівного сектору Васильківської райдержадміністрації на сайті «Електронна мережа архівів Київщини», для якого було підготовлено інформації: історія архіву, контакти, зворотній зв’язок,  діяльність, послуги, список фондів, штати, наші новини, корисні посилання.

2. Забезпечення збереженості документів Національного архівного фонду та державний облік документів НАФ    

У центрі уваги архівного сектору залишалися питання забезпечення збереженості документів Національного архівного фонду, створення належних умов їх зберігання.

На виконання наказу директора Державного архіву Київської області від 22.08.2012 № 60 «Про посилення протипожежного захисту в архівних відділах райдержадміністрацій, міських рад, трудових архівах» розроблено План заходів щодо забезпечення пожежної безпеки в архівному секторі Васильківської районної державної адміністрації на 2013 рік та Порядок дій працівників архівного сектору Васильківської райдержадміністрації на випадок пожежі.

В архівномусекторі станом на 01.01.2014 зберігається 17587 од. зб. постійного зберігання та  86 архівних фондів.

Загальна площа архівосховища складає 87,9 кв. м., протяжність стелажного обладнання –172 м, ступінь заповнення стелажного обладнання – 100 %.

В архівному секторі в 2013 році проведено наступні заходи щодо поліпшення умов зберігання документів, оптимального розміщення в архівосховищі, контролю за наявністю та фізичним станом документів:

• · Підшито 720 справ.
• · Закартоновано 108 справи.
• · Перевірено наявність та фізичний стан 2221 од.зб. (6 фондів).
• · Обезпилено 200 пог.м.
• · Виготовлено та замінено 40 ярликів на коробках з документами.
• · Складено 6 аркушів та 6 актів перевіряння наявності та стану справ фондів.
• · З метою оптимального розміщення документів в архівосховищі переміщено 30 коробок з документами.
• · Проставлено штампи для шифрування на 108 справ.
• · Перевірено перед прийманням на постійне зберігання 108 справ.
• · Внесено 4 записи в книгу обліку надходжень документів на постійне зберігання.
• · Внесено доповнення в 4 картки фондів – здійснено 4 записи.
• · Складено Відомості про зміни у складі та обсязі фондів на 01.01.2014 на 4 фонди.
• · Перескладено 5 постелажних покажчика.
• · Щомісяця проводився в сховищі санітарний день.

3. Формування Національного архівного фонду. Організація зберігання документів в архівних підрозділах підприємств, установ і організацій

Протягом 2013 року архівним сектором здійснювалися заходи щодо поповнення Національного архівного фонду документами НАФ.

В архівний сектор в 2013 році на постійне зберігання прийнято документи з 4 фондів в кількості 108 од.зб. На розгляд ЕПК Державного архіву Київської області подано та в результаті схвалено описи на управлінську документацію на 166 справ, описи документів з особового складу на 56 справ.

Протягом року здійснено 1 комплексну та 3 контрольні перевірки стану діловодства та роботи архівних підрозділів установ. Складено 4 довідки про результати  перевірок роботи архівних підрозділів.

Надано 30 консультацій працівникам діловодних служб та відповідальним за роботу архівних підрозділів щодо складання номенклатур справ, науково-технічного опрацювання документів, складання описів, історичних довідок, актів про вилучення для знищення документів, положень про архівні підрозділи та з інших питань діловодства та архівної справи.

Станом на 01.01.2014 кількість установ - джерел формування НАФ становить 101.

4. Використання  інформації документів Національного архівного фонду

Основною формою використання інформації документів НАФ в архівному секторі райдержадміністрації залишалося виконання тематичних запитів. Протягом року надійшло 359 запитів. Виконано 339 запитів. На особистому прийомі розглянуто 339 звернень громадян.

Всього виконано 339 тематичних запитів, з них: 339 - з позитивним результатом, 20 - з рекомендацією звернутися за місцем знаходження документів,

В 2013 році архівний сектор відвідали 5 користувачів. В користування користувачам видавалися 32 справи 5 архівних фондів. Тематикою досліджень користувачів  були земельні питання, історія м. Васильків та Васильківського району, участь в ліквідації аварії на ЧАЕС

6. Трудовий архів

Станом на 01.01.2014 на території Васильківського району функціонує Комунальна установа « Васильківський районний Трудовий архів», який створений при районній раді. Він має статус юридичної особи.

В Трудовому архіві працює 1 штатний працівник (завідувач).

Трудовий архів зберігає 4028 од. зб. з особового складу.

Протягом 2013 року Трудовим архівом виконано 240 запитів соціально-правового характеру.

20 березня 2013 році завідувачем архівного сектору райдержадміністрації проведено комплексну перевірку роботи Комунальної установи «Васильківський районний Трудовий архів» щодо умов зберігання, порядку ведення обліку та використання архівних документів, що не належать до Національного архівного фонду. Складено довідку про результати перевіряння Трудового архіву.

Завідувач архівного сектору                                                             В.В. Книшев

Архівний сектор, виконуючи завдання Плану розвитку архівної справи на 2013 рік, досягнув позитивних результатів з основних напрямків своєї діяльності.

1. Основні організаційні заходи архівних установ

На виконання постанови Кабінету Міністрів України від 30.11.2011 №1242 «Про затвердження Типової інструкції з діловодства у центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади»  Васильківська  районна державна адміністрація, Васильківська районна рада, та  сільські та селищні ради склали та затвердили 36 номенклатур справ, положень про експертні комісії – 56, положень про архівні підрозділи -54, інструкцій з діловодства - 52.

В 2013 році взято участь у нараді Васильківської районної державної адміністрації, на якій ознайомили голів сільських та селищних рад з Переліком типових документів, що створюються під час діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів.

В 2013 році архівний сектор підключено до мережі Інтернет.  Розпочав роботу веб-сайт архівного сектору Васильківської райдержадміністрації на сайті «Електронна мережа архівів Київщини», для якого було підготовлено інформації: історія архіву, контакти, зворотній зв’язок,  діяльність, послуги, список фондів, штати, наші новини, корисні посилання.

2. Забезпечення збереженості документів Національного архівного фонду та державний облік документів НАФ    

У центрі уваги архівного сектору залишалися питання забезпечення збереженості документів Національного архівного фонду, створення належних умов їх зберігання.

На виконання наказу директора Державного архіву Київської області від 22.08.2012 № 60 «Про посилення протипожежного захисту в архівних відділах райдержадміністрацій, міських рад, трудових архівах» розроблено План заходів щодо забезпечення пожежної безпеки в архівному секторі Васильківської районної державної адміністрації на 2013 рік та Порядок дій працівників архівного сектору Васильківської райдержадміністрації на випадок пожежі.

В архівномусекторі станом на 01.01.2014 зберігається 17587 од. зб. постійного зберігання та  86 архівних фондів.

Загальна площа архівосховища складає 87,9 кв. м., протяжність стелажного обладнання –172 м, ступінь заповнення стелажного обладнання – 100 %.

В архівному секторі в 2013 році проведено наступні заходи щодо поліпшення умов зберігання документів, оптимального розміщення в архівосховищі, контролю за наявністю та фізичним станом документів:

• · Підшито 720 справ.
• · Закартоновано 108 справи.
• · Перевірено наявність та фізичний стан 2221 од.зб. (6 фондів).
• · Обезпилено 200 пог.м.
• · Виготовлено та замінено 40 ярликів на коробках з документами.
• · Складено 6 аркушів та 6 актів перевіряння наявності та стану справ фондів.
• · З метою оптимального розміщення документів в архівосховищі переміщено 30 коробок з документами.
• · Проставлено штампи для шифрування на 108 справ.
• · Перевірено перед прийманням на постійне зберігання 108 справ.
• · Внесено 4 записи в книгу обліку надходжень документів на постійне зберігання.
• · Внесено доповнення в 4 картки фондів – здійснено 4 записи.
• · Складено Відомості про зміни у складі та обсязі фондів на 01.01.2014 на 4 фонди.
• · Перескладено 5 постелажних покажчика.
• · Щомісяця проводився в сховищі санітарний день.

3. Формування Національного архівного фонду. Організація зберігання документів в архівних підрозділах підприємств, установ і організацій

Протягом 2013 року архівним сектором здійснювалися заходи щодо поповнення Національного архівного фонду документами НАФ.

В архівний сектор в 2013 році на постійне зберігання прийнято документи з 4 фондів в кількості 108 од.зб. На розгляд ЕПК Державного архіву Київської області подано та в результаті схвалено описи на управлінську документацію на 166 справ, описи документів з особового складу на 56 справ.

Протягом року здійснено 1 комплексну та 3 контрольні перевірки стану діловодства та роботи архівних підрозділів установ. Складено 4 довідки про результати  перевірок роботи архівних підрозділів.

Надано 30 консультацій працівникам діловодних служб та відповідальним за роботу архівних підрозділів щодо складання номенклатур справ, науково-технічного опрацювання документів, складання описів, історичних довідок, актів про вилучення для знищення документів, положень про архівні підрозділи та з інших питань діловодства та архівної справи.

Станом на 01.01.2014 кількість установ - джерел формування НАФ становить 101.

4. Використання  інформації документів Національного архівного фонду

Основною формою використання інформації документів НАФ в архівному секторі райдержадміністрації залишалося виконання тематичних запитів. Протягом року надійшло 359 запитів. Виконано 339 запитів. На особистому прийомі розглянуто 339 звернень громадян.

Всього виконано 339 тематичних запитів, з них: 339 - з позитивним результатом, 20 - з рекомендацією звернутися за місцем знаходження документів,

В 2013 році архівний сектор відвідали 5 користувачів. В користування користувачам видавалися 32 справи 5 архівних фондів. Тематикою досліджень користувачів  були земельні питання, історія м. Васильків та Васильківського району, участь в ліквідації аварії на ЧАЕС

6. Трудовий архів

Станом на 01.01.2014 на території Васильківського району функціонує Комунальна установа « Васильківський районний Трудовий архів», який створений при районній раді. Він має статус юридичної особи.

В Трудовому архіві працює 1 штатний працівник (завідувач).

Трудовий архів зберігає 4028 од. зб. з особового складу.

Протягом 2013 року Трудовим архівом виконано 240 запитів соціально-правового характеру.

20 березня 2013 році завідувачем архівного сектору райдержадміністрації проведено комплексну перевірку роботи Комунальної установи «Васильківський районний Трудовий архів» щодо умов зберігання, порядку ведення обліку та використання архівних документів, що не належать до Національного архівного фонду. Складено довідку про результати перевіряння Трудового архіву.

Завідувач архівного сектору                                                             В.В. Книшев