Архівний сектор, виконуючи завдання Плану розвитку архівної справи на 2015 рік, досягнув позитивних результатів з основних напрямків своєї діяльності.

1. Основні організаційні заходи архівних установ

На виконання постанови Кабінету Міністрів України від 30.11.2011 №1242 «Про затвердження Типової інструкції з діловодства у центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади»  Васильківська  районна державна адміністрація, Васильківська районна рада, та  сільські та селищні ради склали та затвердили 5 номенклатур справ, положень про експертні комісії – 10, положень про архівні підрозділи -10, інструкцій з діловодства - 7.

В 2015 році взято участь у нараді Васильківської районної державної адміністрації, на якій ознайомили голів сільських та селищних рад з Правилами організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Міністерства юстиції України від 18.06.2015 №1000/5 та зареєстрованих в Мінстерстві юстиції України 22.06.2015 за №736/27181.

2. Забезпечення збереженості документів Національного архівного фонду та державний облік документів НАФ    

У центрі уваги архівного сектору залишалися питання забезпечення збереженості документів Національного архівного фонду, створення належних умов їх зберігання.

На виконання наказу директора Державного архіву Київської області від 22.08.2012 № 60 «Про посилення протипожежного захисту в архівних відділах райдержадміністрацій, міських рад, трудових архівах» розроблено План заходів щодо забезпечення пожежної безпеки в архівному секторі Васильківської районної державної адміністрації на 2015 рік та Порядок дій працівників архівного сектору Васильківської райдержадміністрації на випадок пожежі.

В архівному секторі станом на 01.01.2016 зберігається 17884 од. зб. постійного зберігання та  87 архівних фондів.

Загальна площа архівосховища складає 87,9 кв. м., протяжність стелажного обладнання –172 м, ступінь заповнення стелажного обладнання – 100 %.

В архівному секторі в 2015 році проведено наступні заходи щодо поліпшення умов зберігання документів, оптимального розміщення в архівосховищі, контролю за наявністю та фізичним станом документів:

• · Підшито 420  справ.
• · Закартовано 180 справ.
• · Перевірено наявність та фізичний стан 1787 од.зб. (8 фондів).
• · Обезпилено 250 пог.м.
• · Виготовлено та замінено 50 ярликів на коробках з документами.
• · Складено 8 аркушів та 8 актів перевіряння наявності та стану справ фондів.
• · З метою оптимального розміщення документів в архівосховищі переміщено 100 коробок з документами.
• · Проставлено штампи для шифрування на 250 справ.
• · Перевірено перед прийманням на постійне зберігання 180 справ.
• · Внесено 10 записів в книгу обліку надходжень документів на постійне зберігання.
• · Внесено доповнення в 7 карток фондів – здійснено 7 записів.
• · Складено Відомості про зміни у складі та обсязі фондів на 01.01.2016 на 7 фондів.
• · Перескладено 8 постелажних покажчика.
• · Щомісяця проводився в сховищі санітарний день.

3. Формування Національного архівного фонду. Організація зберігання документів в архівних підрозділах підприємств, установ і організацій

Протягом 2015 року архівним сектором здійснювалися заходи щодо поповнення Національного архівного фонду документами НАФ.

В архівний сектор в 2015 році на постійне зберігання прийнято документи з 7 фондів в кількості 180 од.зб. На розгляд ЕПК Державного архіву Київської області подано та в результаті схвалено описи на управлінську документацію на 2133 справи, описи документів з особового складу на 309 справ.

Протягом року здійснено 1 комплексну та 3 контрольні перевірки стану діловодства та роботи архівних підрозділів установ. Складено 4 довідки про результати  перевірок роботи архівних підрозділів.

Надано 30 консультацій працівникам діловодних служб та відповідальним за роботу архівних підрозділів щодо складання номенклатур справ, науково-технічного опрацювання документів, складання описів, історичних довідок, актів про вилучення для знищення документів, положень про архівні підрозділи та з інших питань діловодства та архівної справи.

Станом на 01.01.2016 кількість установ - джерел формування НАФ становить 101.

4. Використання  інформації документів Національного архівного фонду

Основною формою використання інформації документів НАФ в архівному секторі райдержадміністрації залишалося виконання тематичних запитів. Протягом року надійшло 300 запитів. На особистому прийомі розглянуто 280 звернень громадян. 20 запитів  з рекомендацією звернутись за місцем знаходження документів.

В 2015 році архівний сектор відвідали 5 користувачів. В користування користувачам видавали 30 справ з 6 архівних фондів. Тематикою досліджень користувачів  були земельні питання, історія м. Васильків та Васильківського району.

6. Трудовий архів

Станом на 01.01.2016 на території Васильківського району функціонує Комунальна установа «Васильківський районний трудовий архів», який створений при районній раді. Він має статус юридичної особи.

В Трудовому архіві працює 1 штатний працівник (завідувач).

Трудовий архів зберігає  4394 од. зб. з особового складу.

Протягом 2015 року Трудовим архівом виконано 200 запитів соціально-правового характеру.

Завідувач архівного сектору                                                             В.В. Книшев

Підсумки роботи архіву за 2015 рік 

Архівний сектор, виконуючи завдання Плану розвитку архівної справи на 2015 рік, досягнув позитивних результатів з основних напрямків своєї діяльності.

1. Основні організаційні заходи архівних установ

На виконання постанови Кабінету Міністрів України від 30.11.2011 №1242 «Про затвердження Типової інструкції з діловодства у центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади»  Васильківська  районна державна адміністрація, Васильківська районна рада, та  сільські та селищні ради склали та затвердили 5 номенклатур справ, положень про експертні комісії – 10, положень про архівні підрозділи -10, інструкцій з діловодства - 7.

В 2015 році взято участь у нараді Васильківської районної державної адміністрації, на якій ознайомили голів сільських та селищних рад з Правилами організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Міністерства юстиції України від 18.06.2015 №1000/5 та зареєстрованих в Мінстерстві юстиції України 22.06.2015 за №736/27181.

2. Забезпечення збереженості документів Національного архівного фонду та державний облік документів НАФ    

У центрі уваги архівного сектору залишалися питання забезпечення збереженості документів Національного архівного фонду, створення належних умов їх зберігання.

На виконання наказу директора Державного архіву Київської області від 22.08.2012 № 60 «Про посилення протипожежного захисту в архівних відділах райдержадміністрацій, міських рад, трудових архівах» розроблено План заходів щодо забезпечення пожежної безпеки в архівному секторі Васильківської районної державної адміністрації на 2015 рік та Порядок дій працівників архівного сектору Васильківської райдержадміністрації на випадок пожежі.

В архівному секторі станом на 01.01.2016 зберігається 17884 од. зб. постійного зберігання та  87 архівних фондів.

Загальна площа архівосховища складає 87,9 кв. м., протяжність стелажного обладнання –172 м, ступінь заповнення стелажного обладнання – 100 %.

В архівному секторі в 2015 році проведено наступні заходи щодо поліпшення умов зберігання документів, оптимального розміщення в архівосховищі, контролю за наявністю та фізичним станом документів:

• · Підшито 420  справ.
• · Закартовано 180 справ.
• · Перевірено наявність та фізичний стан 1787 од.зб. (8 фондів).
• · Обезпилено 250 пог.м.
• · Виготовлено та замінено 50 ярликів на коробках з документами.
• · Складено 8 аркушів та 8 актів перевіряння наявності та стану справ фондів.
• · З метою оптимального розміщення документів в архівосховищі переміщено 100 коробок з документами.
• · Проставлено штампи для шифрування на 250 справ.
• · Перевірено перед прийманням на постійне зберігання 180 справ.
• · Внесено 10 записів в книгу обліку надходжень документів на постійне зберігання.
• · Внесено доповнення в 7 карток фондів – здійснено 7 записів.
• · Складено Відомості про зміни у складі та обсязі фондів на 01.01.2016 на 7 фондів.
• · Перескладено 8 постелажних покажчика.
• · Щомісяця проводився в сховищі санітарний день.

3. Формування Національного архівного фонду. Організація зберігання документів в архівних підрозділах підприємств, установ і організацій

Протягом 2015 року архівним сектором здійснювалися заходи щодо поповнення Національного архівного фонду документами НАФ.

В архівний сектор в 2015 році на постійне зберігання прийнято документи з 7 фондів в кількості 180 од.зб. На розгляд ЕПК Державного архіву Київської області подано та в результаті схвалено описи на управлінську документацію на 2133 справи, описи документів з особового складу на 309 справ.

Протягом року здійснено 1 комплексну та 3 контрольні перевірки стану діловодства та роботи архівних підрозділів установ. Складено 4 довідки про результати  перевірок роботи архівних підрозділів.

Надано 30 консультацій працівникам діловодних служб та відповідальним за роботу архівних підрозділів щодо складання номенклатур справ, науково-технічного опрацювання документів, складання описів, історичних довідок, актів про вилучення для знищення документів, положень про архівні підрозділи та з інших питань діловодства та архівної справи.

Станом на 01.01.2016 кількість установ - джерел формування НАФ становить 101.

4. Використання  інформації документів Національного архівного фонду

Основною формою використання інформації документів НАФ в архівному секторі райдержадміністрації залишалося виконання тематичних запитів. Протягом року надійшло 300 запитів. На особистому прийомі розглянуто 280 звернень громадян. 20 запитів  з рекомендацією звернутись за місцем знаходження документів.

В 2015 році архівний сектор відвідали 5 користувачів. В користування користувачам видавали 30 справ з 6 архівних фондів. Тематикою досліджень користувачів  були земельні питання, історія м. Васильків та Васильківського району.

6. Трудовий архів

Станом на 01.01.2016 на території Васильківського району функціонує Комунальна установа «Васильківський районний трудовий архів», який створений при районній раді. Він має статус юридичної особи.

В Трудовому архіві працює 1 штатний працівник (завідувач).

Трудовий архів зберігає  4394 од. зб. з особового складу.

Протягом 2015 року Трудовим архівом виконано 200 запитів соціально-правового характеру.

Завідувач архівного сектору                                                             В.В. Книшев