Архівний сектор, виконуючи завдання Плану розвитку архівної справи на 2014 рік, досягнув позитивних результатів з основних напрямків своєї діяльності.

1. Основні організаційні заходи архівних установ

На виконання постанови Кабінету Міністрів України від 30.11.2011 №1242 «Про затвердження Типової інструкції з діловодства у центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади»  Васильківська  районна державна адміністрація, Васильківська районна рада, та  сільські та селищні ради склали та затвердили 43 номенклатури справ, положень про експертні комісії – 10, положень про архівні підрозділи -12, інструкцій з діловодства - 3.

В 2014 році взято участь у нараді Васильківської районної державної адміністрації, на якій ознайомили голів сільських та селищних рад з Переліком типових документів, що створюються під час діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів.

2. Забезпечення збереженості документів Національного архівного фонду та державний облік документів НАФ    

У центрі уваги архівного сектору залишалися питання забезпечення збереженості документів Національного архівного фонду, створення належних умов їх зберігання.

На виконання наказу директора Державного архіву Київської області від 22.08.2012 № 60 «Про посилення протипожежного захисту в архівних відділах райдержадміністрацій, міських рад, трудових архівах» розроблено План заходів щодо забезпечення пожежної безпеки в архівному секторі Васильківської районної державної адміністрації на 2014 рік та Порядок дій працівників архівного сектору Васильківської райдержадміністрації на випадок пожежі.

В архівному секторі станом на 01.01.2015 зберігається 17704 од. зб. постійного зберігання та  86 архівних фондів.

Загальна площа архівосховища складає 87,9 кв. м., протяжність стелажного обладнання –172 м, ступінь заповнення стелажного обладнання – 100 %.

В архівному секторі в 2014 році проведено наступні заходи щодо поліпшення умов зберігання документів, оптимального розміщення в архівосховищі, контролю за наявністю та фізичним станом документів:

•  Підшито 410  справ.
•  Закартоновано 117 справ.
•  Перевірено наявність та фізичний стан 1876 од.зб. (6 фондів).
•  Обезпилено 250 пог.м.
•  Виготовлено та замінено 40 ярликів на коробках з документами.
•  Складено 6 аркушів та 6 актів перевіряння наявності та стану справ фондів.
•  З метою оптимального розміщення документів в архівосховищі переміщено 30 коробок з документами.
•  Проставлено штампи для шифрування на 117 справ.
•  Перевірено перед прийманням на постійне зберігання 117 справ.
•  Внесено 8 записів в книгу обліку надходжень документів на постійне зберігання.
•  Внесено доповнення в 4 картки фондів – здійснено 8 записів.
•  Складено Відомості про зміни у складі та обсязі фондів на 01.01.2015 на 4 фонди.
•  Перескладено 5 постелажних покажчика.
•  Щомісяця проводився в сховищі санітарний день.

3. Формування Національного архівного фонду. Організація зберігання документів в архівних підрозділах підприємств, установ і організацій

Протягом 2014 року архівним сектором здійснювалися заходи щодо поповнення Національного архівного фонду документами НАФ.

В архівний сектор в 2014 році на постійне зберігання прийнято документи з 4 фондів в кількості 117 од.зб. На розгляд ЕПК Державного архіву Київської області подано та в результаті схвалено описи на управлінську документацію на 177 справ, описи документів з особового складу на 81 справу.

Протягом року здійснено 1 комплексну та 3 контрольні перевірки стану діловодства та роботи архівних підрозділів установ. Складено 4 довідки про результати  перевірок роботи архівних підрозділів.

Надано 30 консультацій працівникам діловодних служб та відповідальним за роботу архівних підрозділів щодо складання номенклатур справ, науково-технічного опрацювання документів, складання описів, історичних довідок, актів про вилучення для знищення документів, положень про архівні підрозділи та з інших питань діловодства та архівної справи.

Станом на 01.01.2015 кількість установ - джерел формування НАФ становить 101.

4. Використання  інформації документів Національного архівного фонду

Основною формою використання інформації документів НАФ в архівному секторі райдержадміністрації залишалося виконання тематичних запитів. Протягом року надійшло 300 запитів. Виконано 285 запитів. На особистому прийомі розглянуто 285 звернень громадян.

Всього виконано 300 тематичних запитів, з них: 285 - з позитивним результатом, 15 - з рекомендацією звернутися за місцем знаходження документів,

В 2014 році архівний сектор відвідали 5 користувачів. В користування користувачам видавалися 32 справи 5 архівних фондів. Тематикою досліджень користувачів  були земельні питання, історія м. Васильків та Васильківського району, участь в ліквідації аварії на ЧАЕС

6. Трудовий архів

Станом на 01.01.2015 на території Васильківського району функціонує Комунальна установа «Об’єднаний трудовий архів сільських, селищних рад Васильківського району», який створений при районній раді. Він має статус юридичної особи.

В Трудовому архіві працює 1 штатний працівник (завідувач).

Трудовий архів зберігає 4028 од. зб. з особового складу.

Протягом 2014 року Трудовим архівом виконано 300 запитів соціально-правового характеру.

  Завідувач архівного сектору                                                             В.В. Книшев